Si usted está reubicando su negocio de Houston, su primera prioridad es ser organizado. Ya sea que contrate un equipo externo o maneje la mudanza dentro de la empresa, mantener las personas y tareas organizadas le asegurará una mudanza fluida. Esta lista de mudanza y línea de tiempo de tareas para reubicaciones de negocios le ayudará a gestionar la compleja logística que conlleva mudar su negocio de Houston.
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Lista de mudanza para negocios
Forme un comité para llevar a cabo la tarea. Los representantes normalmente provienen de TI, RH y los departamentos de Operaciones, y a quien quiera que desee ayudar.
Establezca un presupuesto para su mudanza.
Considere contratar un consultor de mudanzas para ayudarle a manejar la reubicación.
Trabaje con su departamento de TI y coordine la mudanza de sus servidores.
Trabaje con su departamento de telecomunicaciones y proveedor de datos para cancelar servicios existentes y establecer nuevos.
Póngase en contacto con su proveedor de telefonía para establecer nuevos números o transferir los actuales.
Enliste qué áreas de la nueva oficina podrían requerir una línea telefónica (p. ej. elevador, sistema de seguridad) y ordénelas.
Renueve su proveedor de larga distancia o adquiera uno nuevo.
Contacte a los vendedores si algún equipo debe trasladarse, como copiadoras, equipo de laboratorio o manufactura u otros electrónicos.
Revise el arrendamiento actual para buscar cualquier condición o requisito de restauración para devolver el espacio al arrendador.
Reserve los elevadores del edificio, tanto en el edificio nuevo como en el antiguo, el día de la mudanza.
Ordene llaves para el nuevo edificio.
Planee la señalización para el nuevo edificio: contrate un proveedor, obtenga las aprobaciones e instale los nuevos señalamientos.
Entreviste de dos a cuatro compañías de mudanza, u obtenga cotizaciones de múltiples mudanzas para asistirle en la comparación de servicios.
Ordene tarjetas de presentación actualizadas, hojas membretadas y otros materiales de publicidad con su nueva dirección.
Actualice su sitio web, correo electrónico y otros medios digitales con su nueva dirección.
Avise a su banco y otros contactos de su nueva dirección, y llene la forma de cambio de domicilio del USPS.
Avise a sus proveedores de servicio de café y máquinas expendedoras sobre su cambio de domicilio.
Tramite su cambio de domicilio con el Servicio de Rentas Internas (IRS), Controlador de Cuentas Públicas de Texas, y la Secretaría de Estado de Texas.
Llene las formas de cambio de domicilio para periódicos, revistas y otras publicaciones que entreguen a su oficina.
Informe a su compañía de seguros de su nuevo domicilio, y determine si hay algún requisito de seguro para su nueva oficina.
Obtenga certificados de seguro para su nuevo arrendador y otras personas, como se indica en su arrendamiento.
Después de repasar la lista de mudanza para negocios, organice un horario de las tareas utilizando la siguiente línea de tiempo.
Línea de tiempo de tareas para la mudanza del negocio
60 días previos a la mudanza
Hable con TI para coordinar el traslado de los servidores, computadoras de escritorio, red de voz/PBX, y demás.
Forme un equipo de mudanza, y establezca un representante de cada departamento.
Lleve a cabo una junta semanal para gerenciar la mudanza. Tome notas de las juntas, y distribuya las notas previas al igual que los horarios actualizados en cada junta.
Enliste las responsabilidades para todo el personal.
Elabore un horario de día de mudanza que enliste la secuencia de tareas (esto se irá actualizando conforme se aproxime el día de mudanza).
Solicite a los empleados que planeen la distribución del nuevo espacio. Esboce nuevas áreas comunes como, cuartos de descanso, de copias y de juntas.
Enliste todo el equipo que requiera traslado y revise los requisitos para instalar equipo especial.
Coordine el tiempo para todo lo que necesite ser desinstalado en la ubicación antigua y reinstalado en la nueva ubicación.
30 días previos a la mudanza
Etiquete todo lo que requiera ser transportado según los planos de planta.
Prepare las instrucciones para empleados en lo que requieran hacer para la mudanza.
Desarrolle la agenda para orientación de empleados en el nuevo edificio.
Elabore comunicados de prensa anunciando la nueva ubicación.
Establezca protocolos de seguridad para los momentos previos, durante y después de la mudanza.
Asegúrese que su compañía sea agregada al directorio de la recepción en su nueva ubicación.
Ajuste y actualice la agenda del día de mudanzas como sea necesario.
14 días previos a la mudanza
Confirme la agenda para la mudanza.
Realice la orientación de reubicación con los empleados.
Distribuya las instrucciones a los empleados.
Programe la entrega del material de empaquetado y etiquetas de empaque o envíos.
Reúna un paquete de bienvenida para los empleados que incluya la información sobre el nuevo edificio, como la nueva ubicación de los baños, el centro de actividad física, área de copias y sala de descanso.
Programe asistencia presencial para el día de la mudanza.
Enliste los números de contacto de emergencia, incluyendo la compañía de mudanzas, los nuevos gerentes del edificio y las compañías de servicios públicos.
Establezca un centro de comando para la mudanza, con el fin de resolver dudas tanto de sus empleados como del personal de mudanza.
Consiga un proveedor para encargarse de la limpieza de la nueva ubicación tras la mudanza.
La semana de la mudanza
Etiquete todo lo que vaya a transportarse a la nueva ubicación.
Establezca fechas para entrenamiento sobre procedimientos de emergencia en el nuevo edificio.
Marque todos los horarios, fechas y agendas como finales y distribúyalos a los empleados.
Prepare el nuevo edificio para la mudanza: coloque tapetes protectores y protectores de esquinas en los muebles.
Modifique los nuevos espacios de oficina para adecuarlos al equipo y las necesidades específicas de los usuarios.
Distribuya identificaciones para el nuevo edificio a todos los empleados.
Establezca códigos de seguridad y candados para el nuevo edificio (lo más pronto posible al día de mudanza).
El día de la mudanza
Asigne soporte presencial para resolver las preguntas relacionadas a la mudanza y abordar los problemas que puedan surgir.
A lo largo del día, siga monitoreando el progreso, ajuste la agenda y valore cualquier daño que se haya presentado.
Corrobore que todas las llaves y tarjetas de acceso hayan sido entregadas a los empleados.
Entregue a los empleados su paquete de bienvenida en el nuevo edificio.
Después de la mudanza
Reubique su puesto de comando a la nueva ubicación para gestionar las preguntas de los empleados, asignar tareas y coordinar horarios.
Asigne soporte para tareas como colgar pizarras e instalar el equipo.
Reúna todos los objetos relacionados al acceso del edificio antiguo (p. ej. Identificaciones, llaves, pases de estacionamiento).
Contacte al arrendador previo para la devolución del depósito.
Compare los contratos con los recibos finales.
Para ayudarle a mantener su mudanza de oficina en Houston en regla, mantenga esta línea de tiempo y lista de mudanza a la mano.
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